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Movimento: Agendamentos

Esta é a operação de gerenciamento de agendamentos do módulo e-Suite::Financeiro. Todas as operações relacionadas aos agendamentos ficam concentradas nesta tela.

O recurso de agendamento do e-Suite::Financeiro, simplifica muito o gerenciamento de pagamentos e recebimentos periódicos. Como exemplos de pagamentos períodicos podemos citar contas de energia elétrica, telefone, pagamento de aluguéis, etc. Como exemplos de recebimentos periódicos podemos citar os contratos com clientes, honorários mensais, recebimento de aluguéis, etc. Todo pagamento ou recebimento com periodicidade mensal, bimestral, trimestral ou semestral, com ou sem valor fixo (pré-definido) e com período de vigência definido ou não, pode (e deve) ser cadastrado como um agendamento. No caso de contas de consumo que não tem valor pré-definido, deve ser informado um valor médio no agendamento, e depois de consolidados (e depois que os documentos fiscais forem recebidos dos respectivos fornecedores), os lançamentos gerados devem ser alterados e devem ser informados os valores reais. Os agendamentos serão exibidos no fluxo de caixa da seguinte maneira: O e-Suite::Financeiro vai exibir um lançamento de agendamento para cada período selecionado (um por mês, um a cada dois meses, uma a cada três meses ou um a cada seis meses) enquanto os agendamentos estiverem ativos e enquanto o seu período de vigência estiver válido ou se não existir um período de vigência definido, como é o caso de contas de consumo como a energia elétrica, por exemplo.

AVISO Ao cadastrar um agendamento, devem ser informados os dados solicitados e na aba "2. Vínculo", deve ser informado qual será o tipo de lançamento que o agendamento deverá gerar ao ser consolidado (se vai ser gerado um lançamento de conta a pagar, de conta a receber, um lançamento em conta bancária ou lançamento em cartão de crédito). Com antecedência mínima de 20 (vinte) dias, sempre que o e-Suite::Financeiro for executado, será verificado se existem agendamentos para serem consolidados. Se houverem agendamentos disponíveis para serem consolidados, o usuário deve acessar o menu "Movimento", escolher a opção "Agendamentos", deve marcar os agendamentos disponíveis para serem consolidados e que devem ser consolidados (no quadrado à esquerda de cada linha). Os agendamentos disponíveis para consolidação terão um ícone diferente, para evidenciar que estão disponíveis para serem consolidados. O modo mais rápido de marcar os agendamentos disponíveis para consolidação é clicar o botão Tarefas e escolher a opção "Marcar disponíveis para consolidar". Finalmente, após marcar os agendamentos que devem ser consolidados, deve ser clicado o botão Consolidar que vai converter todos os agendamentos marcados nos lançamentos que devem ser gerados. Este processo se repetirá enquanto o pagamento ou o recebimento agendado estiver ativo e vigente.
INFORMAÇÃO Caso seja necessário reajustar os valores dos agendamentos cadastrados, a alteração pode ser feita individualmente ou utilizando a tarefa específic para esta finalidade. De uma forma ou de outra, os lançamentos já consolidados não serão reajustados, mas todos os lançamentos que forem consolidados após o reajuste de valores, já serão consolidados com os novos valores.

Índice de seções

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Operações Lançamentos Filtros de dados Grade de dados
Gráfico Tarefas Configurações  

Instruções

1 Acesse o menu "Movimento" e escolha a opção "Agendamentos". Será exibida a tela de gerenciamento de agendamentos abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - gerenciamento de agendamentos

Esta tela de gerenciamento contém vários elementos, que serão explicados detalhadamente abaixo.


Operações

figura 1.1
figura 1.1 - operações

2 Conforme a figura 1.1, as operações disponíveis para os agendamentos são as seguintes:

  • Tarefas... - são tarefas adicionais ao gerenciamento de agendamentos. As tarefas disponíveis estão descritas nesta seção.
  • Adicionar... - adiciona um novo registro de agendamento. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de agendamento pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de agendamento que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de agendamento selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de agendamento. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de agendamento selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de agendamento. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Consolidar... - vai converter os agendamentos disponíveis para serem consolidados que estiverem marcados em lançamentos dos tipos definidos.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de agendamento. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

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Lançamentos

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum agendamento, serão exibidas as telas abaixo.

figura 2.1
figura 2.1 - inclusão/alteração de agendamento (informações básicas)

Na tela da figura 2.1 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Pessoa física / empresa - é a pessoa física ou jurídica ao qual o agendamento está vinculado. No caso de agendamento de pagamento, deve ser escolhido o fornecedor e no caso de agendamento de recebimento deve ser escolhido o cliente. O preenchimento é obrigatório.
  • Categoria de agendamento - é a categoria à qual o agendamento pertence. Esta categoria tem a finalidade de organização dos dados. O preenchimento é obrigatório.
  • Tipos de documento - é o tipo de documento do agendamento. Estes tipos de documento ajudam a organizar os agendamentos determinando qual é o tipo de documento que é enviado pelo fornecedor ou que foi enviado ao cliente. O preenchimento é obrigatório.
  • Histórico - é a descrição do agendamento. Este histórico tem comprimento menor porque ele será completado no ato da consolidação. Podem ser informados até 60 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
    AVISO Este campo aceita que sejam informadas algumas variáveis, que serão substituídas pelas informações reais no ato da consolidação. As variáveis disponíveis são:
    • %MesAnt% - que será substituída pelo mês (com dois dígitos) e ano (com quatro dígitos) do período anterior.
    • %Mes3Ant% - que será substituída pelo mês (com 3 caracteres) e ano (com quatro dígitos) do período anterior.
    • %MesAtu% - que será substituída pelo mês (com dois dígitos) e ano (com quatro dígitos) do período atual.
    • %Mes3Atu% - que será substituída pelo mês (com 3 caracteres) e ano (com quatro dígitos) do período atual.
    • %MesSeg% - que será substituída pelo mês (com dois dígitos) e ano (com quatro dígitos) do período seguinte.
    • %Mes3Seg% - que será substituída pelo mês (com 3 caracteres) e ano (com quatro dígitos) do período seguinte.
    • %NumDoc% - que será substituída pelo número do documento.
    • %Parcela% - que será substituída pelo número da parcela + uma barra "/" + quantidade total de parcelas.
  • Este agendamento está ativo - define se o agendamento está ativo.

figura 2.2
figura 2.2 - inclusão/alteração de agendamento (dados gerais)

Na tela da figura 2.2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Documento - é a número do documento do agendamento. Podem ser informados até 20 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Vencimento (dia) - é o dia do vencimento do agendamento. Coma informação do dia de vencimento, o e-Suite::Financeiro conseguirá calcular as datas necessárias, conforme o período especificado. Deve ser escolhidoum dia entre 01 e 31. O preenchimento é obrigatório.
  • Período - é o período de ocorrência do agendamento. O preenchimento é obrigatório. Os períodos disponíveis são:
    1. Mensal - ocorre a cada período de 30 (trinta) dias.
    2. Bimestral - ocorre a cada período de 60 (sessenta) dias.
    3. Trimestral - ocorre a cada período de 90 (noventa) dias.
    4. Semestral - ocorre a cada período de 180 (cento e oitenta) dias.
  • Operação - é a operação do agendamento. As operações possíveis são Crédito (para recebimentos) ou Débito (para pagamentos). O preenchimento é obrigatório.
  • Valor - é o valor do agendamento. Podem ser informados até 15 dígitos com até 2 dígitos decimais. O preenchimento é obrigatório.
  • Início da vigência - é a data de início da vigência do agendamento. No caso de contas de consumo, em que os pagamentos devem ocorrer por períodos indefinidos, ou seja, sempre, o início da vigência deve ser (indefinido) e não deve ser informado o ano. Se um agendamento vai ocorrer em um período de 3 anos, por exemplo, deve ser informado o mês e o ano inicial da vigência. O preenchimento é obrigatório.
  • Término da vigência - é a data de término da vigência do agendamento. No caso de contas de consumo, em que os pagamentos devem ocorrer por períodos indefinidos, ou seja, sempre, o término da vigência deve ser (indefinido) e não deve ser informado o ano. Se um agendamento vai ocorrer em um período de 3 anos, por exemplo, deve ser informado o mês e o ano final da vigência. O preenchimento é obrigatório.
  • Última consolidação em - é o mês e ano da última consolidação do agendamento. Geralmente, estas informações não devem ser alteradas, porém, em alguns casos é necessário alterar o mês e ano da última consolidação para que o agendamento fique disponível para ser consolidado ou para corrigir alguma situação em que o agendamento não foi devidamente considerado disponível para ser consolidado. Se tiver que ser alterado, devem ser informados o mês e o ano da última consolidação. O preenchimento é automático pelo sistema.
  • Anotações - é qualquer anotação para o agendamento. Podem ser informados até 1.024 caracteres. O preenchimento é opcional.

figura 2.3
figura 2.3 - inclusão/alteração de agendamento (vínculo)

Na tela da figura 2.3 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Tipo de lançamento que será gerado - escolha qual será o tipo de lançamento que a consolidação do agendamento devrá gerar. Os tipos de lançamentos disponíveis são:
    1. Documento de conta a pagar - a consolidação do agendamento deve gerar um lançamento de conta a pagar.
    2. Documento de conta a receber - a consolidação do agendamento deve gerar um lançamento de conta a receber.
    3. Lançamento em conta bancária - a consolidação do agendamento deve gerar um lançamento na conta bancária (que deverá ser especificada abaixo).
    4. Lançamento em cartão de crédito - a consolidação do agendamento deve gerar um lançamento de cartão de crédito (que deverá ser especificado abaixo).
  • Vínculo de referência - se for escolhido o tipo de pagamento Lançamento em conta bancária, deve ser escolhida a conta bancária em que o lançamento será gerado. Se for escolhido o tipo de pagamento Lançamento em cartão de crédito, deve ser escolhido o cartão de crédito em que o lançamento será gerado. Se forem escolhidos os tipos de pagamento Documento de conta a pagar ou Documento de conta a receber, este campo ficará desativado e não precisará ser escolhida nenhuma outra informação.
  • Empresa - é neste campo em que se vincula o agendamento a uma empresa específica. Este campo fica habilitado somente na versão de nível Corporativo. Na versão de nível Comercial, só é permitido o controle de uma empresa. O preenchimento é opcional.

figura 2.4
figura 2.4 - inclusão/alteração de agendamento (rateio)

É onde se faz o rateio do valor do agendamento. O rateio é a divisão do valor do lançamento entre um ou mais centros de custos, uma ou mais contas de operação e, no e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, entre um ou mais projetos. Mesmo que um valor tenha que ser atribuído integralmente a somente um centro de custos e somente uma conta de operação, é necessário adicionar um rateio com 100% do valor do lançamento. Não são permitidos dois rateios com o mesmo centro de custos e mesma conta de operação, mesmo que o projeto esteja disponível e seja diferente, porque o projeto é uma informação opcional e por isso, não pode ser considerada para diferenciar lançamentos de rateios idênticos. Na tela da figura 2.4 estão disponíveis os seguintes botões:

  • 1. Adicionar - que adiciona um novo rateio.
  • 2. Editar - que edita o lançamento de rateio selecionado.
  • 3. Apagar - que apaga (remove) o lançamento de rateio selecionado.
Ao clicar os botões 1. Adicionar ou 2. Editar para adicionar ou editar algum lançamento de rateio, será exibida a tela abaixo (figura 2.4.1).

figura 2.4.1
figura 2.4.1 - inclusão/alteração de rateio

Na tela da figura 2.4.1 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Crédito (receita) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de débito, é possível adicionar um rateio de crédito.
  • Débito (despesa) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de crédito, é possível adicionar um rateio de débito.
  • Centro de custos - deve ser escolhido o centro de custos do rateio que está sendo lançado. Para localizar um centro de custos já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
  • Conta de operação - deve ser escolhida a conta de operação, conforme a operação do rateio. Para localizar uma conta de operação já cadastrada, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
  • Projeto - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, pode ser escolhido o projeto ao qual o lançamento está vinculado. Para localizar um projeto já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é opcional.
  • Valor do lançamento - exibe o valor total do lançamento. Esta informação não pode ser alterada e serve somente para referência no lançamento do rateio.
  • Restante a ratear - exibe o valor restante a ratear, que é a diferença entre o valor total do lançamento e a soma dos rateios já adicionados. Esta informação também não pode ser alterada e serve para referência no lançamento do rateio.
  • Valor - é o valor do rateio que está sendo efetuado. Caso você não saiba o valor para o rateio e saiba apenas o percentual do rateio, deixe este campo em branco e informe o percentual no campo seguinte. Ao pressionar a tecla F11 o valor restante a ratear será atribuído ao campo de valor.
  • Percentual - se o valor do rateio não for conhecido e se for conhecido somente o percentual do rateio, informe o percentual neste campo e o sistema calculará o valor do rateio automaticamente.

figura 2.5
figura 2.5 - inclusão/alteração de agendamento (tributos)

É nesta aba em que são lançados os tributos do agendamento, caso haja algum. Podem ser informados o percentual ou o valor de cada tributo. Somente os campos dos tributos existentes devem ser preenchidos e os demais devem ser ignorados, deixando-os vazios (em branco). Se for informado o percentual (alíquota) dos tributos, o e-Suite::Financeiro vai preencher o campo Valor, e se for informado o valor o e-Suite::Financeiro vai preencher o campo Alíquota (percentual). No módulo e-Suite::Financeiro, estas informações de tributos geram relatórios fiscais.

figura 2.6
figura 2.6 - inclusão/alteração de agendamento (taxas)

Nesta aba são definidas as informações de taxas do agendamento, geralmente para boletos bancários. Na tela da figura 2.6 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Desconto - se estiver definido no documento que originou o agendamento, é o valor (ou percentual) que será concedido caso seja efetivado o pagamento até a data definida. Geralmente, após a data definida, o desconto perde a validade.
    ATENÇÃO Para situações de acordo sobre desconto, este desconto combinado - que é permanente, e não um desconto concedido para pagamento até uma data determinada - deve ser informado no valor do lançamento (valor líquido), e não neste campo.
  • Multa - se estiver definido no documento que originou o agendamento, é o valor (ou percentual) da multa que será cobrada se o pagamento for efetivado após a data especificada, que geralmente é a mesma data do vencimento.
  • Juros de mora - se estiver definido no documento que originou o agendamento, é o valor (ou percentual) de juros (de mora) que serão cobrados a cada dia de atraso, desde a data da multa até a data da efetivação do pagamento.
  • Deságio - se estiver definido no documento que originou o agendamento, é o valor (ou percentual) concedido para cada dia de antecipação na efetivação do pagamento, até o limite da data especificada.

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Filtros de dados

figura 1.2
figura 1.2 - filtros de dados

Os filtros de dados servem para limitar (filtrar) os dados de agendamentos exibidos na tela. Assim, com a quantidade de dados exibidos limitada, o tráfego de dados na rede é reduzido e a quantidade de dados visualizados fica menor, o que facilita o gerenciamento das informações.

Conforme a figura 1.2, os filtros de dados disponíveis são os seguintes:

  • Empresa - se houver mais de uma empresa sendo gerenciada, indica ao sistema que somente os dados da empresa selecionada devem ser exibidos. Para exibir os dados de todas as empresas, quando houver mais de uma empresa cadastrada, basta clicar a lista de empresas e pressionar a tecla Delete e então, nenhuma empresa será especificada e o sistema exibirá os dados de todas as empresas.
  • Categoria - define qual será a categoria de agendamento dos lançamentos que devem ser exibidos. Para exibir os dados de todas as categorias, escolha a opção Todas.
  • Operações - define qual será a operação dos lançamentos que devem ser exibidos. Para exibir os dados de todas as operações, escolha a opção Todas.
  • Dia - define qual será o dia de vencimento dos lançamentos que devem ser exibidos. Para exibir os dados de qualquer dia de vencimento, escolha a opção Todos.
  • Indexar valores - se estiver marcado, exibirá os dados de valores convertidos para o indexador especificado, considerando a cotação com data igual ou data anterior mais recente disponível. Para exibir os dados em moeda corrente, basta desmarcar este filtro.
Além dos filtros de dados localizados no alto da tela, há também os filtros da aba 3. Filtros (figura 1.2.1).
figura 1.2.1
figura 1.2.1 - aba de filtros
Os filtros disponíveis nesta aba, permitem filtrar os dados exibidos por:
  • Pessoas - podem ser escolhidos um ou mais fornecedores e/ou clientes para filtrar a exibição dos dados.

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Grade de dados

figura 1.3
figura 1.3 - grade de dados

Na grade de dados é onde são exibidos os dados dos agendamentos gerenciados. Os campos exibidos na grade são:

  • Pessoa - é o fornecedor ou o cliente do agendamento cadastrado.
  • Categoria - é a categoria do agendamento cadastrado.
  • Documento - é o número do documento do agendamento cadastrado.
  • Dia - é o dia de vencimento do agendamento cadastrado.
  • Período - é o período de ocorrência do agendamento cadastrado.
  • OP - é a operação do agendamento. Será exibida a letra D para lançamentos de débito (pagamentos) ou a letra C para lançamentos de crédito (recebimentos).
  • Valor - é o valor do agendamento cadastrado.
  • Ativo - indica se o agendamento cadastrado está ativo.
Caso seja necessário visualizar os dados completos do lançamento, basta dar clique duplo na linha (registro) desejado, ou basta clicar na linha (e não no quadrado à esquerda da linha) e clicar o botão Editar... ou no botão Detalhes.

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Gráfico de dados

figura 1.4
figura 1.4 - gráfico de dados

O gráfico de dados exibe as mesmas informações da grade de dados, porém de forma visual. No caso dos gráficos de agendamentos, eles não podem ser configurados. Há dois gráficos disponíveis:

  • Situação - que exibe o percentual de agendamentos de crédito e de débito.
  • Distribuição ativa - que exibe os dados dos agendamentos ativos, distribuídos por dia de vencimento. Este gráfico é útil para se analisar a distribuição diária, podendo visualizar facilmente os dias em que ocorrem mais pagamentos ou recebimentos.

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Tarefas

Para acessar as tarefas dos agendamentos, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "Agendamentos" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Tarefas...". As tarefas também podem ser acessadas ao clicar o botão Tarefas (ao lado direito da tela, no alto) ou ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Tarefas...". As tarefas disponíveis são:

  • Marcar disponíveis para consolidar - marca todos os agendamentos que estiverem disponíveis para serem consolidados.
  • Marcar todos - marca todos os agendamentos exibidos na tela.
  • Desmarcar todos - desmarca todos os agendamentos exibidos na tela.
  • Inverter marcação - inverte a marcação dos agendamentos exibidos na tela.
  • Reajustar valores... - abre uma tela específica (figura 3) para que sejam especificados os dados de reajuste de todos os agendamentos marcados.
    figura 3
    figura 3 - reajuste de valores de agendamentos

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Configurações

Para acessar as configurações dos agendamentos, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "Agendamentos" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Configurações...". As configurações também podem ser acessadas ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Configurações...". Em ambos os casos, as configurações desejadas poderão ser marcadas ou desmarcadas. As configurações disponíveis são:

  • Destacar lançamentos com cores - quando esta configuração estiver marcada os lançamentos serão exibidos com cores e quando estiver desmarcada os lançamentos serão exibidos com a cor padrão de textos configurada no sistema operacional.
  • Exibir agendamentos inativos - quando esta configuração estiver marcada, todos os agendamentos ativos e inativos serão exibidos e quando estiver desmarcada somente serão exibidos os dados de agendamentos ativos.

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