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Movimento: Caixas

Esta é a operação de gerenciamento de lançamentos em caixas do módulo e-Suite::Financeiro. Todas as operações relacionadas aos lançamentos em caixas ficam concentradas nesta tela. Os caixas são controles de quaisquer ativos financeiros que precisem ser mantido internamente pela empresa que está sendo gerenciada. Os caixas são fontes efetivas de débitos e crédito, e por isso são exibidos no fluxo de caixa, nos relatórios de lançamentos em caixas, e também são considerados nos relatórios analíticos.

Índice de seções

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Operações Lançamentos Filtros de dados Grade de dados
Gráfico Tarefas Configurações  

Instruções

1 Acesse o menu "Movimento" e escolha a opção "Caixas". Será exibida a tela de gerenciamento de caixas abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - gerenciamento de caixas

Esta tela de gerenciamento de caixas contém vários elementos, que serão explicados detalhadamente abaixo.


Operações

figura 1.1
figura 1.1 - operações

2 Conforme a figura 1.1, as operações disponíveis para os lançamentos em caixas são as seguintes:

  • Tarefas... - são tarefas adicionais ao gerenciamento de lançamentos em caixas. As tarefas disponíveis estão descritas nesta seção
  • Adicionar... - adiciona um novo registro de lançamento em caixa. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de lançamento em caixa pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de lançamento em caixa que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de lançamento em caixa selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de lançamento em caixa. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de lançamento em caixa selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de lançamento em caixa. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de lançamento em caixa. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

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Lançamentos em caixas

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum lançamento em caixa, será exibida a tela abaixo.

figura 2
figura 2 - inclusão/alteração de lançamento em caixas

Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Caixa - é o caixa ao qual o lançamento está vinculado. O preenchimento é obrigatório.
  • Histórico - é a descrição do lançamento. Este campo pode ser preenchido com os históricos padrão, que pode ser adicionado clicando o botão Adicionar... [F11], ou pode ser acionada a localização padrão de históricos padrão clicando o botão Localizar... [F12], ou pode ser acionada a localização de históricos padrão por código, clicando o botão Código... [F9]. Podem ser informados até 70 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Data - é a data do lançamento. O preenchimento é obrigatório.
    ATENÇÃO O e-Suite::Financeiro permite que sejam feitos lançamentos com datas retroativas. Para utilizar este recurso é necessário ativar a configuração "Permitir lançamentos em caixas com data retroativa", acessando o menu "Ferramentas", opção "Preferências", aba Operacional.
  • Documento - deve ser informado o número do documento que está sendo cadastrado. Esta informação pode ser o número de uma nota fiscal, o número de um boleto, de uma duplicata, de um recibo, etc. Se desejar usar uma numeração automática, pressione a tecla de atalho F11 para que o e-Suite::Financeiro preencha o campo com uma numeração automática. Podem ser informados até 20 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Operação - deve ser informada a operação do lançamento. As operações possíveis são Crédito ou Débito. O preenchimento é obrigatório.
  • Valor - é o valor do lançamento. O valor do lançamento em caixa vai determinar se o saldo do caixa será positivo ou negativo. Podem ser informados até 15 dígitos inteiros e 2 dígitos decimais. O preenchimento é obrigatório.
    ATENÇÃO O e-Suite::Financeiro permite que os saldos dos caixas sejam negativos. Para utilizar este recurso é necessário ativar a configuração "Permitir que os caixas fiquem com saldo negativo", acessando o menu "Ferramentas", opção "Preferências", aba Operacional do programa.
  • Rateio - é onde se faz o rateio do valor do lançamento. O rateio é a divisão do valor do lançamento entre um ou mais centros de custos, uma ou mais contas de operação e, no e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, entre um ou mais projetos. Mesmo que um valor tenha que ser atribuído integralmente a somente um centro de custos e somente uma conta de operação, é necessário adicionar um rateio com 100% do valor do lançamento. Não são permitidos dois rateios com o mesmo centro de custos e mesma conta de operação, mesmo que o projeto esteja disponível e seja diferente, porque o projeto é uma informação opcional e por isso, não pode ser considerada para diferenciar lançamentos de rateios idênticos. Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes botões:
    • 1. Adicionar - que adiciona um novo rateio.
    • 2. Editar - que edita o lançamento de rateio selecionado.
    • 3. Apagar - que apaga (remove) o lançamento de rateio selecionado.
    Ao clicar os botões 1. Adicionar ou 2. Editar para adicionar ou editar algum lançamento de rateio, será exibida a tela abaixo (figura 2.1).

    figura 2.1
    figura 2.1 - inclusão/alteração de rateio

    Na tela da figura 2.1 estão disponíveis os seguintes campos:

    • Crédito (receita) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de débito, é possível adicionar um rateio de crédito.
    • Débito (despesa) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de crédito, é possível adicionar um rateio de débito.
    • Centro de custos - deve ser escolhido o centro de custos do rateio que está sendo lançado. Para localizar um centro de custos já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
    • Conta de operação - deve ser escolhida a conta de operação, conforme a operação do rateio. Para localizar uma conta de operação já cadastrada, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
    • Projeto - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, pode ser escolhido o projeto ao qual o lançamento está vinculado. Para localizar um projeto já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é opcional.
    • Valor do lançamento - exibe o valor total do lançamento. Esta informação não pode ser alterada e serve somente para referência no lançamento do rateio.
    • Restante a ratear - exibe o valor restante a ratear, que é a diferença entre o valor total do lançamento e a soma dos rateios já adicionados. Esta informação também não pode ser alterada e serve para referência no lançamento do rateio.
    • Valor - é o valor do rateio que está sendo efetuado. Caso você não saiba o valor para o rateio e saiba apenas o percentual do rateio, deixe este campo em branco e informe o percentual no campo seguinte. Ao pressionar a tecla F11 o valor restante a ratear será atribuído ao campo de valor.
    • Percentual - se o valor do rateio não for conhecido e se for conhecido somente o percentual do rateio, informe o percentual neste campo e o sistema calculará o valor do rateio automaticamente.
  • Anotações - é qualquer anotação para o lançamento. Podem ser informados até 1.024 caracteres. O preenchimento é opcional.

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Filtros de dados

figura 1.2
figura 1.2 - filtros de dados

Os filtros de dados servem para limitar (filtrar) os dados de lançamentos em caixas exibidos na tela. Assim, com a quantidade de dados exibidos limitada, o tráfego de dados na rede é reduzido e a quantidade de dados visualizados fica menor, o que facilita o gerenciamento das informações.

Conforme a figura 3, os filtros de dados disponíveis são os seguintes:

  • Data inicial - quando este filtro está marcado, indica ao sistema que os dados exibidos devem considerar a data inicial especificada e quando está desmarcado indica ao sistema que os dados devem ser exibidos sem nenhum filtro de data inicial.
  • Caixa - é o caixa que está sendo gerenciado. O e-Suite::Financeiro permite exibir os dados de somente um caixa por vez, porém, é possível abrir mais de uma janela com a operação de gerenciamento de caixas ao mesmo tempo.
  • Indexar valores - se estiver marcado, exibirá os dados de valores convertidos para o indexador especificado, considerando a cotação com data igual ou data anterior mais recente disponível. Para exibir os dados em moeda corrente, basta desmarcar este filtro.

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Grade de dados

figura 1.3
figura 1.3 - grade de dados

Na grade de dados é onde são exibidos os dados dos lançamentos em caixa gerenciados. Os campos exibidos na grade são:

  • Data - é a data do lançamento cadastrado.
  • Documento - é o número do documento do lançamento cadastrado.
  • Histórico - é o histórico do lançamento cadastrado.
  • OP - é a operação do lançamento. Será exibida a letra D para lançamentos de débito ou a letra C para lançamentos de crédito.
  • Valor - é o valor do lançamento cadastrado.
  • Saldo - exibe o saldo do caixa que está sendo gerenciado, considerando o valor do lançamento atual. O saldo é calculado da seguinte forma: obtém-se o saldo anterior ao primeiro lançamento exibido e soma-se ou subtrai-se o valor do lançamento atual, conforme a sua operação.
Caso seja necessário visualizar os dados completos do lançamento, basta dar clique duplo na linha (registro) desejado, ou basta clicar na linha (e não no quadrado à esquerda da linha) e clicar o botão Editar... ou no botão Detalhes.

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Gráfico de dados

figura 1.4
figura 1.4 - gráfico de dados

O gráfico de dados exibe as mesmas informações da grade de dados, porém de forma visual. O gráfico pode ser configurado para apresentar outro tipo de gráfico, para ser 3D ou 2D, enfim, há diversas configurações possíveis para o gráfico apresentado.

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Tarefas de lançamentos em caixas

Para acessar as tarefas das caixas, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "Caixas" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Tarefas...". As tarefas também podem ser acessadas ao clicar o botão Tarefas (ao lado direito da tela, no alto) ou ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Tarefas...". As tarefas disponíveis são:

  • Transferência entre caixas... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito no caixa de origem e um lançamento de crédito no caixa de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Transferência para conta... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito no caixa de origem e um lançamento de crédito na conta bancária de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Débito para aplicação... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito no caixa de origem e um lançamento de crédito no investimento ou aplicação de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Pagamento de cartão de crédito... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito no caixa de origem e um lançamento de crédito no cartão de crédito de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos - já que o cartão de crédito é uma fonte efetiva, assim como o caixa - devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.

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Configurações de lançamentos em caixas

Para acessar as configurações das caixas, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "Caixas" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Configurações...". As configurações também podem ser acessadas ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Configurações...". Em ambos os casos, as configurações desejadas poderão ser marcadas ou desmarcadas. As configurações disponíveis são:

  • Destacar lançamentos com cores - quando esta configuração estiver marcada os lançamentos serão exibidos com cores e quando estiver desmarcada os lançamentos serão exibidos com a cor padrão de textos configurada no sistema operacional.

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