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Arquivos: Plano de contas

O plano de contas é um conjunto de informações, organizadas em forma de árvore, contendo grupos, subgrupos e contas de operação, que servem para identificar os lançamentos financeiros no módulo e-Suite::Financeiro. Os grupos e subgrupos servem somente para organização, enquanto as contas de operação são as contas efetivamente utilizadas nos lançamentos. O plano de contas possui somente 3 (três) níveis porque seu objetivo é o gerenciamento financeiro e não o gerenciamento contábil. O e-Suite::Financeiro já é fornecido com um plano de contas sugerido, que incluem várias contas de uso mais comum, porém, as contas de operação sugeridas podem ser renomeadas livremente. A exclusão das contas de operação que não forem utilizadas só pode ser feita antes da utilização da conta de operação que se deseja excluir.

AVISO Por se tratar de um cadastro em estilo de árvore, que é organizado em grupos, subgrupos e contas de operação, a exclusão de informações é feita de forma inversa, ou seja, primeiro devem ser excluídas as contas de operação, depois deve ser excluído o subgrupo e finalmente, deve ser excluído o grupo.

Instruções

1 Acesse o menu "Arquivos" e escolha a opção "Plano de contas...". Será exibida a tela de cadastro abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - cadastro de plano de contas

2 Quando a tela de cadastro de plano de contas estiver aberta, poderão ser gerenciados os registros deste cadastro. As operações disponíveis são:

  • Adicionar... - adiciona um novo registro de plano de contas. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de plano de contas pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de plano de contas que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de plano de contas selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de plano de contas. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. Neste caso, a conta do plano de contas deve ser editada e desativada. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de plano de contas selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de plano de contas. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de plano de contas. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum registro de plano de contas, será exibida a tela abaixo (figura 2).

figura 2
figura 2 - inclusão/alteração de plano de contas

Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Nome da conta - deve ser informado o nome da conta. Podem ser informados até 60 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Tipo - indica se a conta é um grupo, um subgrupo ou uma conta de operação.
  • Operação - indica a operação da conta. As operações disponíveis são:
    • débito - são contas que serão utilizadas em operações de débitos ou despesas.
    • crédito - são contas que serão utilizadas em operações de crédito ou de receitas.
  • Código reduzido - é um código alternativo que identifica a conta. Podem ser informados até 15 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Código contábil - é um código contábil que se refere à conta. Esta informação é utilizada para fazer um mapeamento dos dados do e-Suite::Financeiro e outros softwares. Podem ser informados até 15 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Grupo superior / Subgrupo superior - esta informação é dinâmica. Se for escolhido o tipo Grupo, não será requerida nenhuma informação de nível superior. Se for escolhido o tipo subgrupo, será requerido o grupo superior ao qual o subgrupo pertence. E finalmente, se for escolhido o tipo conta de operação será requerido o subgrupo superior ao qual a conta de operação pertence.
  • Anotações - serve para informar alguma anotação sobre a conta. Podem ser informados até 255 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Esta conta gera movimentação financeira - geralmente, todas as operações geram movimentação financeira, mas há várias situações em que nenhuma movimentação financeira é gerada. Um caso típico são as transferências de dinheiro entre contas bancárias. Neste caso, não está ocorrendo nenhuma despesa ou receita efetiva, mas sim uma simples transferência de recursos. Em todas as operações em que não ocorrer nenhuma despesa ou receita efetiva, devem ser utilizadas contas que não gerem movimentação financeira, ou seja, esta configuração não deve estar marcadas em contas deste tipo.
  • Conta ativa - indica se a conta está ativa. Se a conta tiver sido utilizada em lançamentos, ela não poderá ser excluída. Neste caso, a conta deve ser desativada para que não continue sendo exibida para ser selecionada nos lançamentos.

4 Quando as informações tiverem sido completadas, clique o botão Gravar para efetivar a gravação dos dados ou clique Cancelar para cancelar a operação.