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Movimento: Contas bancárias

Esta é a operação de gerenciamento de lançamentos em contas bancárias do módulo e-Suite::Financeiro. Todas as operações relacionadas aos lançamentos em contas bancárias ficam concentradas nesta tela. As contas bancárias são fontes efetivas de débitos e crédito, e por isso estes lançamentos são exibidos no fluxo de caixa, nos relatórios de lançamentos em contas bancárias, e também são considerados nos relatórios analíticos.

Índice de seções

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Operações Lançamentos Filtros de dados Grade de dados
Gráfico Tarefas Configurações Conciliação OFC/OFX/CNAB

Instruções

1 Acesse o menu "Movimento" e escolha a opção "Contas bancárias". Será exibida a tela de gerenciamento de contas bancárias abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - gerenciamento de contas bancárias

Esta tela de gerenciamento de contas bancárias contém vários elementos, que serão explicados detalhadamente abaixo.


Operações

figura 2
figura 2 - operações

2 Conforme a figura 2, as operações disponíveis para os lançamentos em contas bancárias são as seguintes:

  • Tarefas... - são tarefas adicionais ao gerenciamento de lançamentos em contas bancárias. As tarefas disponíveis estão descritas nesta seção.
  • Adicionar... - adiciona um novo registro de lançamento em conta bancária. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de lançamento em conta bancária pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de lançamento em conta bancária que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de lançamento em conta bancária selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de lançamento em conta bancária. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de lançamento em conta bancária selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de lançamento em conta bancária. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Baixar - efetua a baixa do lançamento em conta bancária. Esta operação é semelhante a editar os lançamentos e marcar o campo Lançamento efetivado. Todos os lançamentos do tipo Dinheiro já são baixados automaticamente, porém, quando um lançamento em conta bancária é do tipo Cheque, haverá um prazo de compensação a ser cumprido. Após os cheques serem compensados, ou seja, serem efetivamente debitados ou creditados na conta bancária, o lançamento deve ser baixado no e-Suite::Financeiro também.
  • Estornar - efetua o estorno da baixa do lançamento em conta bancária. Esta operação é semelhante a editar os lançamentos e desmarcar o campo Lançamento efetivado. Um lançamento em conta bancária precisa ser estornado sempre que for necessário fazer qualquer alteração nele. Após realizar as alterações necessárias, o lançamento deve ser baixado novamente.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de lançamento em conta bancária. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Conciliar... - abre uma tela específica para que seja feita a conciliação semi-automática dos lançamentos bancários a partir de extratos em padrão OFC, OFX, CNAB 200 ou CNAB 240, obtidos junto ao banco da conta. Esta operação está descrita detalhadamente nesta seção.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

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Lançamentos em contas bancárias

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum lançamento em conta bancária, será exibida a tela abaixo.

figura 2
figura 2 - inclusão/alteração de lançamento em conta bancária

Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Conta bancária - é a conta bancária ao qual o lançamento está vinculado. O preenchimento é obrigatório.
  • Controle - é um número de controle adicional para o lançamento. Este número de controle serve para ajudar a identificar o lançamento quando ele tiver algum vínculo com algum outro software ou com algum documento ou fonte externa. Podem ser informados até 20 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Histórico do lançamento - é a descrição do lançamento. Este campo pode ser preenchido com os históricos padrão, que pode ser adicionado clicando o botão Adicionar... [F11], ou pode ser acionada a localização padrão de históricos padrão clicando o botão Localizar... [F12], ou pode ser acionada a localização de históricos padrão por código, clicando o botão Código... [F9]. Podem ser informados até 70 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Emissão - é a data de emissão do lançamento. O preenchimento é obrigatório.
  • Entrada - é a data de entrada do lançamento. A data de entrada pode ser diferente da data de emissão em situações como lançamentos em cheques pré-datados, por exemplo. Neste exemplo, a data de emissão é uma e a data da entrada (depósito) do cheque é outra. Se o lançamento for do tipo Dinheiro ou se a data de entrada for a mesma da emissão, as duas datas devem ser iguais. O preenchimento é obrigatório.
  • Operação - deve ser informada a operação do lançamento. As operações possíveis são Crédito ou Débito. O preenchimento é obrigatório.
  • Tipo - deve ser informado o tipo do lançamento. Os tipos possíveis são Dinheiro ou Cheque. O preenchimento é obrigatório.
    IMPORTANTE Todos os lançamentos efetuados em cartão de débito ou em qualquer outro meio de pagamento em que o débito seja feito no ato do pagamento, devem utilizar o tipo Dinheiro.
  • Cheque - se o lançamento for do tipo Cheque, deve ser informado o número do cheque neste campo. Podem ser informados até 7 dígitos. O preenchimento é opcional.
  • Valor - é o valor do lançamento. Podem ser informados até 15 dígitos inteiros e 2 dígitos decimais. O preenchimento é obrigatório.
  • Rateio - é onde se faz o rateio do valor do lançamento. O rateio é a divisão do valor do lançamento entre um ou mais centros de custos, uma ou mais contas de operação e, no e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, entre um ou mais projetos. Mesmo que um valor tenha que ser atribuído integralmente a somente um centro de custos e somente uma conta de operação, é necessário adicionar um rateio com 100% do valor do lançamento. Não são permitidos dois rateios com o mesmo centro de custos e mesma conta de operação, mesmo que o projeto esteja disponível e seja diferente, porque o projeto é uma informação opcional e por isso, não pode ser considerada para diferenciar lançamentos de rateios idênticos. Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes botões:
    • 1. Adicionar - que adiciona um novo rateio.
    • 2. Editar - que edita o lançamento de rateio selecionado.
    • 3. Apagar - que apaga (remove) o lançamento de rateio selecionado.
    Ao clicar os botões 1. Adicionar ou 2. Editar para adicionar ou editar algum lançamento de rateio, será exibida a tela abaixo (figura 2.1).

    figura 2.1
    figura 2.1 - inclusão/alteração de rateio

    Na tela da figura 2.1 estão disponíveis os seguintes campos:

    • Crédito (receita) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de débito, é possível adicionar um rateio de crédito.
    • Débito (despesa) - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, será possível escolher a operação para o rateio. Neste caso, mesmo que o lançamento seja de crédito, é possível adicionar um rateio de débito.
    • Centro de custos - deve ser escolhido o centro de custos do rateio que está sendo lançado. Para localizar um centro de custos já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
    • Conta de operação - deve ser escolhida a conta de operação, conforme a operação do rateio. Para localizar uma conta de operação já cadastrada, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é obrigatório.
    • Projeto - se estiver sendo utilizado o e-Suite::Financeiro de nível Corporativo, pode ser escolhido o projeto ao qual o lançamento está vinculado. Para localizar um projeto já cadastrado, clique o botão Localizar... [F12]. O preenchimento é opcional.
    • Valor do lançamento - exibe o valor total do lançamento. Esta informação não pode ser alterada e serve somente para referência no lançamento do rateio.
    • Restante a ratear - exibe o valor restante a ratear, que é a diferença entre o valor total do lançamento e a soma dos rateios já adicionados. Esta informação também não pode ser alterada e serve para referência no lançamento do rateio.
    • Valor - é o valor do rateio que está sendo efetuado. Caso você não saiba o valor para o rateio e saiba apenas o percentual do rateio, deixe este campo em branco e informe o percentual no campo seguinte. Ao pressionar a tecla F11 o valor restante a ratear será atribuído ao campo de valor.
    • Percentual - se o valor do rateio não for conhecido e se for conhecido somente o percentual do rateio, informe o percentual neste campo e o sistema calculará o valor do rateio automaticamente.
  • Anotações - é qualquer anotação para o lançamento. Podem ser informados até 1.024 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Lançamento efetivado - define se o lançamento está baixado (efetivado).

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Filtros de dados

figura 3
figura 3 - filtros de dados

Os filtros de dados servem para limitar (filtrar) os dados de lançamentos em contas bancárias exibidos na tela. Assim, com a quantidade de dados exibidos limitada, o tráfego de dados na rede é reduzido e a quantidade de dados visualizados fica menor, o que facilita o gerenciamento das informações.

Conforme a figura 3, os filtros de dados disponíveis são os seguintes:

  • Entrada inicial - quando este filtro está marcado, indica ao sistema que os dados exibidos devem considerar a data de entrada inicial especificada e quando está desmarcado indica ao sistema que os dados devem ser exibidos sem nenhum filtro de data de entrada inicial.
  • Conta bancária - é a conta bancária que está sendo gerenciada. O e-Suite::Financeiro permite exibir os dados de somente uma conta bancária por vez, porém, é possível abrir mais de uma janela com a operação de gerenciamento de contas bancárias ao mesmo tempo.
  • Indexar valores - se estiver marcado, exibirá os dados de valores convertidos para o indexador especificado, considerando a cotação com data igual ou data anterior mais recente disponível. Para exibir os dados em moeda corrente, basta desmarcar este filtro.

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Grade de dados

figura 4
figura 4 - grade de dados

Na grade de dados é onde são exibidos os dados dos lançamentos em caixa gerenciados. Os campos exibidos na grade são:

  • Saldo inicial - é o saldo inicial da conta bancária gerenciada. Como o campo Saldo inicial passou a ficar desabilitado no cadastro da conta bancária, este saldo vai sempre apresentar o valor 0 (zero) nas instalações mais recentes do e-Suite::Financeiro.
  • Limite especial - é o valor do limite de crédito informado para a conta bancária que está sendo gerenciada.
  • Saldo anterior - é o valor do saldo anterior à data de entrada do primeiro lançamento exibido na tela.
  • Emissão - é a data de emissão do lançamento cadastrado.
  • Entrada - é a data de entrada do lançamento cadastrado.
  • Histórico - é o histórico do lançamento cadastrado.
  • OP - é a operação do lançamento. Será exibida a letra D para lançamentos de débito ou a letra C para lançamentos de crédito.
  • Tipo - é o tipo do lançamento cadastrado. Será exibida a letra D para lançamentos do tipo dinheiro ou a letra C para lançamentos do tipo cheque.
  • Cheque - é o número do cheque do lançamento cadastrado, se houver.
  • Valor - é o valor do lançamento cadastrado.
  • Saldo - exibe o saldo atual da conta bancária que está sendo gerenciada, considerando o valor do lançamento atual. O saldo é calculado da seguinte forma: obtém-se o saldo anterior ao primeiro lançamento exibido e soma-se ou subtrai-se o valor do lançamento atual, conforme a sua operação.
Caso seja necessário visualizar os dados completos do lançamento, basta dar clique duplo na linha (registro) desejado, ou basta clicar na linha (e não no quadrado à esquerda da linha) e clicar o botão Editar... ou no botão Detalhes.

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Gráfico de dados

figura 5
figura 5 - gráfico de dados

O gráfico de dados exibe as mesmas informações da grade de dados, porém de forma visual. O gráfico pode ser configurado para apresentar outro tipo de gráfico, para ser 3D ou 2D, enfim, há diversas configurações possíveis para o gráfico apresentado.

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Tarefas de lançamentos em contas bancárias

Para acessar as tarefas das contas bancárias, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "contas bancárias" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Tarefas...". As tarefas também podem ser acessadas ao clicar o botão Tarefas (ao lado direito da tela, no alto) ou ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Tarefas...". As tarefas disponíveis são:

  • Transferência para caixa... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito na conta bancária de origem e um lançamento de crédito no caixa de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Transferência entre contas... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito na conta bancária de origem e um lançamento de crédito na conta bancária de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Débito para aplicação... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito na conta bancária de origem e um lançamento de crédito no investimento ou aplicação de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos, devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Pagamento de cartão de crédito... - abre uma tela específica para que sejam feitos os dois lançamentos necessários: um lançamento de débito na conta bancária de origem e um lançamento de crédito no cartão de crédito de destino. Como esta é uma operação de transferência que não envolve débitos e nem créditos efetivos - já que o cartão de crédito é uma fonte efetiva, assim como a conta bancária - devem ser utilizadas contas de operação que não geram movimentação financeira em ambos os lançamentos.
  • Conciliação OFC / OFX... - abre uma tela específica para que seja feita a conciliação semi-automática dos lançamentos bancários a partir de extratos em padrão OFC, OFX, CNAB 200 ou CNAB 240, obtidos junto ao banco da conta. Esta operação está descrita detalhadamente nesta seção.

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Configurações de contas bancárias

Para acessar as configurações das contas bancárias, pode ser acessado o menu "Editar" (que será exibido entre os menus "Arquivos" e "Movimento", quando a tela de gerenciamento de "contas bancárias" estiver aberta) e pode ser escolhida a opção "Configurações...". As configurações também podem ser acessadas ao clicar com o botão direito do mouse sobre a grade de dados e escolher a opção "Configurações...". Em ambos os casos, as configurações desejadas poderão ser marcadas ou desmarcadas. As configurações disponíveis são:

  • Destacar lançamentos com cores - quando esta configuração estiver marcada os lançamentos serão exibidos com cores e quando estiver desmarcada os lançamentos serão exibidos com a cor padrão de textos configurada no sistema operacional.
  • Exibir somente lançamentos não conciliados - quando esta configuração estiver marcada somente os lançamentos que ainda não tiverem sido baixados (conciliados) serão exibidos e quando estiver desmarcada todos os lançamentos, baixados ou não baixados serão exibidos.

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Conciliação OFC/OFX/CNAB

A conciliação bancária é o ato de sincronizar os dados do extrato bancário efetivo da conta bancária (obtido junto ao banco da conta) com os dados de lançamentos bancários realizados no e-Suite::Financeiro. A conciliação bancária pode ser feita de duas formas:

  • manualmente - devem ser obtidos os extratos junto ao banco da conta e então, devem ser realizados manualmente os lançamentos que não existirem no e-Suite::Financeiro
  • semi-automática - é a conciliação que é feita através da leitura dos dados de arquivos de extrato, que são obtidos junto ao banco da conta.

Os arquivos nos padrões OFX (Microsoft Money - http://www.ofx.net/) e OFC (Intuit Quicken), que já é um padrão mais antigo, são fornecidos pela maioria dos bancos ativos no Brasil. O e-Suite::Financeiro consegue efetuar a leitura dos dados destes arquivos para fazer uma conciliação semi-automática dos lançamentos bancários. Além destes padrões, o e-Suite::Financeiro, na versão de nível Corporativo, também efetua a leitura de arquivos em formato CNAB 200, que é fornecido pelo Banco Bradesco S/A (http://www.bradesco.com.br), e no padrão CNAB 240 que é um extrato em padrão FEBRABAN (http://www.febraban.org.br/).

figura 6
figura 6 - conciliação bancária

Para que o e-Suite::Financeiro carregue um arquivo no padrão OFC, OFX ou CNAB, você deve obter o arquivo junto ao banco da sua conta primeiro, e deve salvá-lo no disco local. Os procedimentos para a iniciar a conciliação são:

figura 6.1
figura 6.1 - dados para conciliação

  1. Formato do arquivo - escolha o formato do arquivo que será lido. Os formatos (padrões) disponíveis são: OFC - Intuit Quicken, OFX - Microsoft Money, CNAB 200 - Bradesco (somente na versão de nível Corporativo) ou CNAB 240 - FEBRABAN (somente na versão de nível Corporativo).
  2. Arquivo de extrato - selecione o arquivo que foi obtido junto ao banco da conta bancária.
  3. Detectar conta - ao clicar este botão, o e-Suite::Financeiro tentará ler os dados da conta que constam no arquivo selecionado e tentará identificar a conta bancária automaticamente. Se os dados da conta no arquivo especificado não corresponderem aos dados de uma das contas bancárias cadastradas e ativas, será necessário escolher a conta bancária manualmente.
  4. Conta bancária - é a conta bancária que será conciliada (sincronizada) com os lançamentos que constam no arquivo especificado.
  5. Carregar arquivo - após escolher o formato, especificar o arquivo e escolher a conta bancária, é necessário clicar este botão para que os dados do arquivo sejam lidos.
  6. Efetivar operações - efetiva as operações que foram definidas para os lançamentos.
  7. Escolher outro arquivo - limpa todos os campos e reinicia todo o processo de conciliação semi-automática.
  8. Fechar - encerra a operação.

Depois que os dados do arquivo forem lidos, os lançamentos válidos que necessitarem de alguma ação serão distribuídos em 3 (três) abas diferentes:

  • 1. Cheques a compensar - serão exibidos os dados dos cheques que o e-Suite::Financeiro conseguir identificar, ao comparar as informações com os lançamentos efetuados, e que estiverem marcados como compensados no extrato. Estes cheques estarão prontos serem baixados. O e-Suite::Financeiro vai baixar todos os cheques a compensar que estiverem marcados.

    figura 6.2
    figura 6.2 - cheques a compensar

  • 2. Créditos não encontrados - serão exibidos os dados dos lançamentos a crédito que constarem no arquivo de extrato mas que o e-Suite::Financeiro não conseguir localizar entre os lançamentos já existentes na conta bancária especificada. Estes lançamentos precisarão ser mapeados ou rateados, conforme a situação.

    figura 6.3
    figura 6.3 - créditos não encontrados

  • 3. Débitos não encontrados - serão exibidos os dados dos lançamentos a débito que constarem no arquivo de extrato mas que o e-Suite::Financeiro não conseguir localizar entre os lançamentos já existentes na conta bancária especificada. Estes lançamentos precisarão ser mapeados ou rateados, conforme a situação.

    figura 6.4
    figura 6.4 - débitos não encontrados

Nas abas 2. Créditos não encontrados e 3. Débitos não encontrados, será necessário ratear os lançamentos que deverão ser adicionados na conta bancária, mapear os lançamentos que já existirem na conta bancária mas que não puderam ser identificados automaticamente, ou deixar o lançamento desmarcado se ele tiver que ser ignorado.

Ao clicar o botão Ratear... será aberta a tela padrão de rateio (figura 6.5)para que o crédito ou o débito seja devidamente rateado, para ser incluído automaticamente na conta bancária.

figura 6.5
figura 6.5 - rateio de lançamentos

Ao clicar o botão Mapear... será aberta uma tela que conterá os lançamento não baixados da conta bancária (), que poderão ser vinculados ao crédito ou o débito que não foi encontrado automaticamente.

figura 6.6
figura 6.6 - mapeamento de lançamentos

AVISO Para ratear ou para mapear um crédito ou débito não encontrado, não é necessário marcar o lançamento no quadrado à esquerda da linha, como é feito normalmente. Simplesmente clique na linha do lançamento que deve ser rateado ou mapeado e clique o botão Ratear... ou Mapear.... Se a operação for realizada corretamente, o próprio e-Suite::Financeiro já deixará o lançamento marcado para ser efetivado.

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