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Arquivos: Históricos padrão

Os históricos padrão são informações utilizadas para padronizar o histórico de lançamentos diversos. Muitas vezes, principalmente em empresas em que há muitas pessoas envolvidas no lançamento das informações financeiras, é necessário padronizar a descrição dos lançamentos e torná-las mais claras e descritivas. Com o cadastro de históricos padrão, é possível criar descrições padronizadas e carregá-las no momento dos lançamentos, completando as partes variáveis. Este cadastro atende a um procedimento de padronização informacional das empresas.

Instruções

1 Acesse o menu "Arquivos" e escolha a opção "Históricos padrão...". Será exibida a tela de cadastro abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - cadastro de históricos padrão

2 Quando a tela de cadastro de históricos padrão estiver aberta, poderão ser gerenciados os registros deste cadastro. As operações disponíveis são:

  • Adicionar... - adiciona um novo registro de histórico padrão. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de histórico padrão pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de histórico padrão que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de histórico padrão selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de histórico padrão. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de histórico padrão selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de histórico padrão. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de histórico padrão. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum registro de histórico padrão, será exibida a tela abaixo (figura 2).

figura 2
figura 2 - inclusão/alteração de histórico padrão

Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Código de pesquisa - é o código de referência de pesquisa do histórico padrão. Quando for necessário buscar um histórico padrão para ser utilizado em algum lançamento, a busca poderá ser feita pelo código de pesquisa, para facilitar a busca. Podem ser informados até 7 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Operação - é a operação para a qual o histórico estará disponível. Históricos padrão com operação de débito serão exibidos somente em operações de débito, e históricos com operação de crédito serão exibidos somente em operações de crédito. O preenchimento é obrigatório.
  • Texto do histórico - é o texto do histórico padrão. Ao ser carregado, é este o texto que vai preencher o histórico dos lançamentos, e que poderá ser completado se for necessário. Podem ser informados até 70 caracteres. O preenchimento é obrigatório.

4 Quando as informações tiverem sido completadas, clique o botão Gravar para efetivar a gravação dos dados ou clique Cancelar para cancelar a operação.