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Fontes efetivas e fontes provisionadas

Para utilizar o e-Suite::Financeiro é essencial entender que o software faz um tratamento diferente para as fontes de recursos, que no software foram nomeadas de fontes efetivas e fontes provisionadas. Se este procedimento não for compreendido, o gerenciamento das informações financeiras não será realizado corretamente.

Fontes provisionadas

São fontes de recursos de obrigações que devem ser pagas ou recebidas, mas que podem não ser pagas ou recebidas, por vários motivos. Não é incorreto fazer previsões futuras que incluam recursos de fontes provisionadas, pois os recursos realmente existem, porém, como não são efetivos, é completamente incorreto considerar que recursos destas fontes sejam despesas ou receitas efetivas antes do seu pagamento ou recebimento efetivo. As fontes provisionadas são:

  • Contas a pagar - são obrigações financeiras a pagar, com data de vencimento pré-determinada, porém, que podem não ser pagas na data do seu vencimento, por motivos diversos. Quando os documentos forem efetivamente quitados, os recursos utilizados para o seu pagamento serão debitados de uma conta bancária, de um caixa ou de um cartão de crédito.
  • Contas a receber - são obrigações financeiras a receber, com data de vencimento pré-determinada, porém, que podem não ser recebidas na data do seu vencimento, por motivos diversos. Quando os documentos forem efetivamente quitados (recebidos), os recursos recebidos serão creditados em uma conta bancária ou em um caixa.

Fontes efetivas

São fontes de recursos de obrigações financeiras que serão (ou que já foram) efetivadas de uma forma ou de outra. Ou seja, não há como os recursos destas fontes não serem debitados ou não serem creditados. No caso de fontes efetivas, é completamente correto fazer previsões futuras ou obter informações atuais que as incluam. As fontes efetivas são:

  • Conta bancária (lançamento em dinheiro) - quando ocorre um crédito ou um débito em dinheiro (via transferência bancária, via cartão de débito, etc), o crédito ou o débito ocorrem no ato, efetivamente.
  • Conta bancáia (cheques já compensados) - quando ocorre um crédito ou débito em cheque, o cheque cumpre um prazo de compensação (definidos conforme o seu valor, praça, etc) e somente depois de ser compensado (efetivamente creditado ou debitado na conta bancária), ele deve ser marcado (baixado) no e-Suite::Financeiro para que seja considerado uma fonte efetiva. Cheques lançados corretamente mas que não tiverem sido marcados como compensados - não tiverem sido baixados não são considerados fontes efetivas.
  • Caixas - um caixa é um controle de dinheiro mantido dentro da empresa, para pagamentos ou recebimentos diretos. Por isso, quando ocorre um crédito ou um débito em um caixa, o crédito ou débito ocorrem efetivamente. Todo lançamento em caixa é um lançamento efetivo.
  • Cartão de crédito - quando ocorre um débito no cartão de crédito (uma compra), esta compra terá que ser paga para a administradora de cartão, de uma forma ou de outra. Porém, os recursos para o pagamento serão debitados de uma conta bancária ou de um caixa. Então, como o débito terá que ser quitado de uma forma ou de outra, o cartão de crédito é considerado uma fonte efetiva.

Com base nestas explicações, fica fácil entender porque contas a pagar e contas a receber não são consideradas em nenhum relatório analítico, exceto no relatório analítico de lançamentos em contas, cujo objetivo é exibir os lançamentos realizados em todas as fontes necessárias.