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Arquivos: Caixas

Um caixa é um controle de qualquer ativo financeiro que precise ser mantido internamente. O uso mais comum para um caixa é fazer o controle de dinheiro mantido internamente para fazer pagamentos em espécie, ou de dinheiro de recebimento de pagamentos feitos por clientes e que poderão ser transferidos para contas bancárias posteriormente. Os caixas também podem ser utilizados para fazer o controle de cheques pré-datados recebidos de clientes e que devem ser depositados somente em data futura, serve para controlar vales diversos, entre muitos outros usos. Um caixa pode, inclusive, ser utilizado para fazer o controle de um conta-corrente interno de funcionários, clientes, condôminos, etc.

Dicas

  • Cheques à vista Quando forem recebidos cheques à vista, eles deverão ser registrados como lançamentos a crédito no caixa, ou, se estiver sendo quitada alguma conta a receber, a baixa deverá ser direcionada para o caixa. No caso dos cheques à vista, quando os cheques tiverem que ser depositados na conta bancária, deverá ser registrada a transferência dos cheques do caixa para a conta bancária através de um lançamento a débito no caixa e um lançamento a crédito na conta bancária.
  • Cheques pré-datados A forma correta de controlar o recebimento de cheques pré-datados é criar um caixa específico para estes cheques. Os cheques pré-datados que forem recebidos, devem ser registrados no caixa específico para estes cheques. Na data combinada para o depósito de cada cheque, eles devem ser transferidos para a conta bancária, ou seja, deve ser feito um lançamento a débito no caixa de cheques pré-datados e um lançamento a crédito na conta bancária.

Instruções

1 Acesse o menu "Arquivos" e escolha a opção "Caixas...". Será exibida a tela de cadastro abaixo (figura 1).

figura 1
figura 1 - cadastro de caixas

2 Quando a tela de cadastro de caixas estiver aberta, poderão ser gerenciados os registros deste cadastro. As operações disponíveis são:

  • Adicionar... - adiciona um novo registro de caixa. Se já houverem muitos dados cadastrados, é necessário tentar localizar o registro de caixa pelo seu nome (ou por qualquer outro campo cuja informação seja conhecida), antes de adicionar um novo registro. Se a informação de caixa que precisa ser adicionada já estiver cadastrada, o registro deve ser localizado e alterado e não deve ser adicionado novamente. A tecla de atalho para esta operação é F5.
  • Editar... - edita o registro de caixa selecionado (que estiver em foco). Para editar o registro, pode ser feito um duplo clique no registro (na linha) que se deseja alterar. A tecla de atalho para esta operação é F6.
  • Apagar... - apaga um ou mais registros de caixa. Para que a operação de exclusão fique habilitada, é necessário marcar pelo menos um registro existente, no quadrado que fica à esquerda de cada linha. Se o registro que vai ser apagado (excluído) já tiver sido utilizado em algum lançamento, o sistema não permitirá que ele seja excluído. Neste caso, o registro de caixa deverá ser editado e desativado. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + Del.
  • Detalhes - exibe os detalhes do registro de caixa selecionado.
  • Localizar... - localização de registros de caixa. Esta operação abrirá a tela padrão de localização de registros, que permitirá fazer a busca de uma informação em um ou mais campos de dados. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + L.
  • Atualizar - atualiza a lista de registros de caixa. Esta operação deve ser utilizada somente quando o software estiver configurado para não atualizar os dados automaticamente.
  • Fechar - encerra a operação. As teclas de atalho para esta operação são CTRL + F4.

3 Ao clicar os botões Adicionar... ou Editar... para adicionar ou editar algum registro de caixa, será exibida a tela abaixo (figura 2).

figura 2
figura 2 - inclusão/alteração de caixa

Na tela da figura 2 estão disponíveis os seguintes campos:

  • Nome do caixa - é o nome de identificação do caixa. Podem ser informados até 40 caracteres. O preenchimento é obrigatório.
  • Saldo inicial - este campo foi incluído originalmente para que o saldo inicial do caixa fosse informado no ato do cadastro. Porém, se este saldo fosse alterado posteriormente, causaria alteração em toda a movimentação do caixa. Então, decidimos desativar este campo. Atualmente, o saldo inicial deve ser informado fazendo um lançamento comum no respectivo caixa. Apesar de não ser mais utilizado, este campo é mantido na tela porque ainda há clientes que informaram o saldo inicial quando esta operação era permitida e ainda precisam visualizar a informação deste campo.
  • Anotações - serve para informar alguma anotação sobre o caixa. Podem ser informados até 255 caracteres. O preenchimento é opcional.
  • Empresa - no caso de gerenciamento multiempresa, é a empresa ao qual o caixa está vinculado. O preenchimento é opcional.
  • Registro de caixa está ativo - indica se o caixa está ativo e se estará disponível para ser controlado e selecionado nas operações necessárias.

4 Quando as informações tiverem sido completadas, clique o botão Gravar para efetivar a gravação dos dados ou clique Cancelar para cancelar a operação.