Solicitações de compras

Para acessar a tela de solicitações de compras, escolha uma das opções, conforme a figura 1.


figura 1

A tela de solicitações de compras (figura 2) é a parte do sistema onde o responsável pelas compras terá uma visão geral do que precisa ser comprado (do que foi solicitado pelos usuários).


figura 2

Nesta tela, o responsável pelas compras poderá gerenciar os itens, adicionando solicitações, editá-las, apagá-las, ver detalhes, ajustar os filtros de exibição de dados e poderá também, cancelar alguma solicitação indevida.

Ao adicionar uma solicitação de compra, o usuário deverá informar os seguintes dados (figura 3):


figura 3

1. Empresa solicitante - O usuário (logado) deverá informar para qual empresa ele está solicitando os respectivos itens. Ao escolher a empresa solicitante, somente os itens (produtos ou serviços) da respectiva empresa serão exibidos. A empresa deve ter sido cadastrada previamente, no módulo financeiro ou de estoque ou de compras.
2. Produto ou serviço solicitado - O usuário (logado) deverá escolher o item (produto ou serviço) da empresa solicitante que será necessário comprar ou contratar. Os produtos (ou serviços) já devem ter sido previamente cadastrados no módulo de estoque. Os itens não podem ser adicionados no módulo de compras, pois esta não é tarefa do responsável pelas compras.
3. Informações do item escolhido - Ao escolher o item (produto ou serviço), algumas informações sobre o item serão exibidas neste local, para auxiliar a identificação do item pelo responsável pelas compras.
4. Quantidade necessária - Neste campo, o usuário (logado) deverá informar qual é a quantidade do item (produto ou serviço) que será necessária comprar (ou contratar).
5. Documento - Adicionado na versão 1.0.1.0, refere-se ao número de documento da solicitação. Caso a solicitação seja feita através de formulário numerado, o número do documento (com até 20 caracteres) poderá ser informado neste campo. Esta informação é opcional.
6. Data e hora de entrega - Como a abordagem do e-Suite::Compras é minimalista (por item), esta é a data e hora de necessidade do item (data e hora em que o usuário precisa do item solicitado para executar sua tarefa). Exemplo: Um escritório tem papel sulfite estocado que será suficiente para mais 5 dias. Portanto, ao solicitar a compra de papel sulfite, a data e hora de entrega é a data atual + 5 (tempo em que durará o papel estocado). Se o papel não for reposto neste prazo, faltará papel para desempenhar as atividades do setor.
7. Anotações - São anotações diversas sobre o item solicitado.

Entender a função do campo data e hora de entrega é fundamental para o funcionamento do software, pois serão estes campos que determinarão (visualmente para o responsável pelas compras) a prioridade de compra dos itens. Itens com data (e hora) de entrega (necessidade) menores (mais próximas) devem ser tratados com extrema urgência, ao passo que itens com maior prazo de necessidade, podem ser cotados com maior calma e melhor análise.

Ao adicionar uma solicitação, os dados de data, hora e ID do usuário solicitante (usuário logado) serão registrados internamente, sem nenhuma intervenção do usuário. Estas informações poderão ser visualizadas posteriormente, via relatórios ou consultar na própria tela.